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          行業新聞

          岳陽市詩樂印章有限公司

          當前位置:首頁 > 印章知識 > 行業新聞

          每個企業都會有印章,會計人每天也會用到,但是對于印章的管理你知道嗎?使用時又會存在哪些風險?今天以建筑施工企業為例,給大家講述下。

          對于大型建筑施工企業來講,由于生產方式的特殊性,印章管理更加復雜,本文擬通過對大型建筑施工企業印章管理現狀的分析,就如何提高和改善印章管理工作提出建議和意見。

          一印章的作用與分類

          《合同法》第三十二條規定:“當事人采用合同書形式訂立合同的,自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立”;《民事訴訟法》第五十九條“委托他人代為訴訟,必須向人民法院提交由委托人簽名或者蓋章的授權委托書”。

          《民事訴訟法司法解釋》第六十五條規定:“借用業務介紹信、合同專用章、蓋章的空白合同書或者銀行賬戶的,出借單位和借用人為共同訴訟人。

          從這些規定可以看出,我國法律確立了公章代表公司、單位,公章的效力可以脫離法定代表人而獨立存在,獨立發生效力的原則。

          大型建筑施工企業由于行業特點和跨地區經營的需要,根據其性質和用途,日常使用的印章大致可以分為以下三類:

          1、行政公章類,指企業、單位、機構及其部門等行使企業職權的法定名稱章。

          主要包括:經公安部門批準并刻制備案的法定單位名稱章,也就是俗稱的“行政公章”;冠有單位名稱的內設職能部門或分支機構名稱章;冠有單位名稱及工程項目名稱的項目部公章;以及為實施某項特定的管理活動或完成某項任務而設立的特定機構名稱章等。

          行政公章代表了對應組織(企業、單位、機構或部門)日常對內對外的各類經營管理活動,在其法定或書面授權范圍內,行使企業經營管理權利,承擔相應責任。

          2、業務專用章類,指冠以企業單位法定名稱,用于業務管理活動并明確專門用途的印章,主要包括:合同專用章、財務專用章、發票專用章、資料專用章、預(結)算專用章等。

          業務專用章一般可以以企業名義,在印章對應業務范圍內對外行使權利、承擔責任。

          3、領導人員印鑒章,指以企業領導人員或取得某種授權的人員的名義,代表企業實施職務行為的名章。一般包括法定代表人、企業負責人、技術負責人、財務負責人或其他取得授權人員的名章、簽字章等。這種印章與個人私章性質不同,屬于公務專用章。

          領導人員印鑒章可以代表領導人員本人行使與本企業有關的職務管理權利和承擔相應責任。

          二大型建筑施工企業印章使用管理的現狀

          1、印章使用的特點

          (1)印章種類多、數量大

          大型建筑施工企業由于生產經營的需要,一般會設置多級法人或多個分支機構,而這些子企業或分支機構及其職能部門均需要刻制相應的印章來實施生產經營管理活動。

          同時,由于建設工程項目存在獨立性和流動性的特征,同時每個工程項目均需要在一定職權范圍內代表企業與相關方之間發生業務往來或進行信息溝通,這就需要刻制項目部公章或技術資料專用章等實施相關的行為。

          大型企業因為規模大、工程項目多,加之工程項目結束后的竣工結算、質量保修等因素,項目印章不會被及時銷毀,直接導致一些企業項目章的數量往往非常龐大。此外,大型建筑施工企業在開展跨地區經營活動時,需要設置區域性生產經營單位,以及應項目所在地建設行政管理部門要求而開設的窗口單位(含各類分支機構及子公司)。

          這些單位除存在各種行政公章外,還需要在合同簽約、財務管理、項目施工、工程結算等方面刻制相應的印章,以上這些因素都導致了大型建筑施工企業印章的種類和數量繁多。

          (2)印章使用頻率高、周期長

          建筑產品的生產周期長,項目實施過程中需要涉及使用印章的事項繁多,各個業務管理條線的部門章、專用章以及項目部公章等使用頻率很高,尤其項目部公章,在一定程度上承擔了企業對外進行聯絡的功能。

          而大型建筑施工企業建設項目多,涉及到的印章使用頻率更是比一般企業要高出許多。同時,大型建筑施工企業承接的一些大規模、標志性項目的施工周期可能長達5、6年,印章使用次數更是遠超一般項目。

          (3)異地用印成本高、協調難

          根據公安部《印章治安管理辦法》的規定,一個企業法人只能有一枚經登記備案的單位法定名稱章,即行政公章。大型建筑施工企業在跨地區經營過程中必然碰到異地招投標、異地簽約、異地辦理各種手續等情況,大多需要用到企業公章。比如在工程投標過程中,需要頻繁用印,一旦同時有幾個地區開展投標活動,如何安排公章使用便成了一個難題。

          由于當前電子印章尚未被市場所廣泛接受,授權駐外機構印章行使單位公章部分職權也未完全被相關方所認可,有些單位只能采用“飛行用印”的做法。但“公章出差”也存在用印成本高,出差過程中經手層次多、人員雜,印章丟失或被盜風險高等問題,特別是可能顧此失彼,影響企業面上的正常業務活動。如何協調好單位公章的使用,已成為不少大型建筑施工企業的一個管理難題。

          2、印章管理中存在的主要問題

          (1)用印手續審核不嚴

          當前,不少大型建筑施工企業都建立了嚴格的用印審批制度,但在具體執行中卻不同程度地存在審核把關不嚴、印章使用隨意性比較大的現象。主要表現為:

          一是用印審批手續不全,審核不嚴。比如審批手續滯后,先用印后審批;應當由相關負責人審批的事項,未經審批用印,有的審批人員對用印事項審核不嚴,導致審批手續形同虛設。

          二是越權用印。印章使用范圍超越批準范圍,可以使用業務專用章的使用單位公章,不可使用業務專用章卻又規避審核,擅自加蓋業務專用章;超范圍使用項目章,將項目章用于未經審批的經濟合同或證明文書,構成表見代理,存在重大經濟風險的隱患,此類行為引發的法律糾紛在建筑施工行業屢有耳聞。

          三是忽視用印管理流程。一些用印申請應登記而未登記;用印事項需要相關業務部門審核而未審核,僅憑領導或管理人員的打招呼代替應該履行的用印審核程序。尤其在一些企業分支機構和項目部,上述情況更為嚴重一些。

          (2)用印監管松懈乏力

          大型建筑施工企業單位公章用途廣、使用頻率高,在項目投標、資質報審、銀行開戶、對外聯絡等過程經常出現大量資料集中用印的情況。這就要求印章保管人員要有較強的風險識別能力和責任意識。一些施工企業存在印章保管人員職責不清、風險意識不強、法律意識淡薄等現象,對本單位的印章管理制度規定和業務要求不主動學習,責任意識較差。用印人員自行蓋章、非本企業工作人員接觸印章、監印人員離開現場等情況時有發生。同時,目前大部分施工企業對于蓋印區域缺乏定點管理和技防監控設施,這就埋下了企業公章被偷蓋、私蓋和“蓋白”的隱患。

          (3)表見代理風險大

          印章的效力可以脫離法定代表人而獨立存在,獨立發生效力,印章的效力也往往不因企業內部的規定或印章本身的形狀、材質、印文等產生變化。近年來,因印章使用、保管不當而引發的法律糾紛在建筑施工行業屢見不鮮。一些分支機構章、部門章、項目部章等被超范圍用于簽訂未經審批的合同、擔保文件、承諾或確認其他與經濟有關的事項,極易構成表見代理,存在重大經濟風險的隱患。

          (1)一些項目部印章不按規定范圍使用,如用于分包勞務人員工傷及勞動關系證明上,給企業帶來了不必要的訴訟風險;

          (2)有的項目章被擅自用于對分包工作量簽證單、點工單、對賬單和債務確認單等單據上,勢必增加項目成本,造成一定的經濟損失,甚至引發法律糾紛;

          (3)有的項目章被用于簽訂結算、借貸、擔保文件或承諾函上,嚴重違反企業決策程序,存在重大隱患。

          (4)更有甚至,少數項目管理人員內外勾結,故意將項目部公章甚至是技術資料章加蓋到損害企業利益的書面資料上去,最終給企業帶來巨大損失。

          (4)異地用印難監管

          大型建筑施工企業在跨地區經營過程中,需要在異地使用單位公章時,要么派本單位印章專管員攜帶公章前往用印地點辦理用印事項,要么直接將單位公章交付申請用印單位自行辦理用印事宜。但是異地用印過程中經手層次多、人員雜,而且可能同時在幾個地方傳遞使用印章,一次異地用印往往會加蓋許多書面資料,這就讓企業印章主管部門無法對印章使用開展有效監管,容易產生用印風險。

          (5)印章回收、封存、銷毀管理不到位

          建筑行業交易習慣和特性決定了建筑施工企業長期以來對印章“重發放輕回收”,突出表現在項目部公章何時回收、誰來回收、何時銷毀、如何銷毀等問題上。由于一項建設工程從竣工驗收到完成竣工結算,再到財務銷項往往要經歷較長的周期,有的甚至長達數年。

          項目一旦完成竣工驗收,項目管理班子通常就地解散或轉到其他項目了,項目印章也隨之處于個人保管或無專人管理的狀態中,使項目印章在不同時點上出現了管理要求、管理責任的不明確,即使項目竣工結算和質量保修完畢,如何做好印章的回收、封存、銷毀工作往往缺乏有效的制度安排,更缺乏專人負責和處置,極易造成印章管理失控、印章丟失等情況。

          (6)印章管理的信息化程度不高

          當前,越來越多的信息化手段被運用到建筑施工企業的合同管理、財務管理、施工生產要素管理和日常辦公等領域,但在印章管理方面,還基本停留在傳統方式和手段上,比如用印申請和審批管理,基本采用書面申請和實物用印方式,能夠系統地開發和使用電子印章及網上印章管理系統的企業少之又少,一旦發生印章風險事件后往往責任不清、追溯無門。而且由于缺乏統一的印章管理信息數據庫,對印章的使用狀態了解不清,印章偷蓋、濫蓋、多蓋的現象此起彼伏,并因此引發了諸多法律風險事件。

          三對策和建議

          對于大型建筑施工企業來說,印章已經成了經營管理正常運行必不可少的關鍵要素和關鍵資源,所以必須重視對于印章的管理使用,筆者按照“全面、全員、全過程”的印章管理原則,并從風險控制的角度出發,提出四點建議:

          1、建立全面的印章管理體系

          首先,要摸清企業印章管理的真實情況,梳理和綜合分析本企業印章使用管理的特點。

          大型建筑施工企業由于組織架構復雜,下屬分子公司、臨時機構眾多,企業印章管理部門對于印章管理的實際情況,往往不能做到完全掌握,在實際管理工作中就難以抓住重點。

          因此,必須對企業自身的印章管理現狀進行全面摸底和定期梳理,通過主管部門抽查和下屬企業自查相結合的方式,動態掌握企業印章數量、種類和區域分布等關鍵要素,才能有的放矢地開展規范印章使用管理的工作。

          其次,要梳理印章管理的風險點,加強重點環節管控。

          要在掌握企業印章管理實際情況的基礎上,全面梳理本單位印章管理的主要風險點,采取針對性的管控措施。

          具體來說,一般要重點加強對項目部、駐外機構等薄弱環節的管控,重視上述機構印章刻制、使用、保管、回收等關鍵環節,通過加快區域總部建設,形成異地印章使用的監管中心;要嚴格規范項目部章、分支機構章、部門章的用途范圍,通過印文內容明示等方式,限定其用途,防范不當使用引起的表見代理風險;要重視加強印章保管工作,明確印章必須存放在帶鎖的牢固可靠的箱柜內,防范失竊風險。

          再次,要優化用印流程設計,做到效率和風險管理兼顧。

          在掌握企業印章管理實際情況和關鍵風險控制點后,印章管理部門要制定一套符合企業自身實際、便于管理的用印操作流程和模式,平衡好效率與風險管控的關系。

          具體來說,對于用印流程要清晰明確,關鍵控制點負責人應有AB角的設置,關鍵業務事項需要前置審核的,相關部門必須明確聯系人,印章管理部門應有24小時蓋章工作預案等。同時,還要積極運用信息化手段和其他專業管理的工具、方法,探索電子印章等新型印章的使用和風險管控模式,提高印章使用管理的效率。只有這樣,印章風險管控工作才能既服務于企業發展又能兼顧內控管理需要。

          最后,在完成上述工作的基礎上,要將相關的流程、做法、措施形成管理文件,制定完善的印章管理制度。

          要通過制度來規范印章使用監管工作,明確各項基本標準和各級印章管理部門、管理崗位的工作職責。此外,也要通過制度的系統性規定,規范不同類別的行政公章的體系設計,統一種類、名稱、樣式,合理控制企業印章總量,明確各類印章的使用范圍,區域和權限。

          2、落實全過程印章使用管理要求

          圍繞印章的“刻制、啟用、領用、保管、使用、登記、回收、銷毀”等全過程,要嚴格落實以下管理要求:

          (1)印章的刻制

          應由印章主管部門統一刻制,其他部門非經授權或制度規定,不得刻制印章;經授權刻制印章的,在印章刻制完畢后,應當到印章主管部門辦理印模備案。

          (2)印章的啟用

          應由印章主管部門正式發文啟用以后,方可使用。啟用文件應注明印章啟用時間、保管單位、印章用途等,如替換原有印章的,原章應相應廢止。

          (3)印章的領用

          應由申請刻制印章的單位或部門,明確專人辦理領用手續,領用人應當是本單位的正式員工并進行登記備案,不得讓他人代領。

          (4)印章的保管

          應由專人保管并有上鎖的保管箱等專用的保管設備。印章的保管人員應簽署保管責任書,明確保管責任。印章保管人暫時不能行使保管責任的,應和臨時保管人員辦理印章移交手續。嚴禁將印章交由非本單位人員保管。

          (5)印章的使用

          應由保管人本人蓋章,印章保管人在使用印章前,應檢查是否按規定的流程、權限辦理了用印審批手續。如有不符合要求的,應由申請用印單位說明情況及具體補辦措施,否則不得用印。申請異地使用印章的,應由申請單位派經備案的借用人員來辦理借用手續,并明確要求歸還時間和借用期間的印章保管責任和保管要求等。

          (6)印章的登記

          應由申請用印人在用印前在專門的登記本上填寫用印事項,記錄用印時間,印章保管人在用印前,應檢查對方登記情況。

          (7)印章的回收

          應由印章保管單位向企業印章主管部門提出申請。在辦理回收手續時,應制作印章回收登記表,注明印章于何時起停止使用,有條件的應一并提交用印登記表,進行歸檔保存。

          (8)印章的銷毀

          應由印章保管部門根據實際情況,在企業檔案管理部門的協助下,辦理銷毀手續。

          3、增強全員印章使用風險防范意識

          印章的使用風險并不僅限于印章使用的保管人和責任人,而是和企業每一個員工息息相關。大型建筑施工企業要針對不同對象采取不同的印章使用風險意識的教育和培訓。

          具體來說,要逐級開展針對印章專兼職管理人員的定期指導和業務培訓,不斷增強印章管理人員的法律意識、風險意識,提高其業務技能和崗位工作水平,防范差錯風險。

          對于一些基層項目部管理人員,要將全面系統地管理文件,提煉成通俗易懂的管理指南,直接張貼在其辦公地點,簡明扼要地提示印章管理的要求和管理責任;對于其他管理人員,要通過內控制度培訓、普法教育、專題講座等途徑廣泛開展印章規范使用和風險防范的宣貫活動,增強全體員工的風險防范意識和嚴格執行企業印章管理制度的自覺性。

          4、加強監督檢查,落實工作責任

          大型建筑施工企業印章管理部門要加強對各類印章管理的業務檢查和考評,健全分級、分類管理的風險報告和督查機制,提高處置印章風險事件的應急能力。通過定期或不定期抽查等方式,組織開展印章使用管理情況的合規性檢查,對存在的隱患和漏洞,要及時落實整改,努力形成印章管理的長效機制。

          要落實工作責任,明確各級領導的監管責任和印章管理人員的保管責任,做到“專人保管、有人負責、責任可追溯”,對違反印章管理制度的責任人要按照有關制度規定追究其責任。認真落實“誰掌管、誰負責”的工作責任制,嚴格執行“隨用隨蓋、人在章在、人離章收”的操作要求,加強用印過程的監管。對于仿冒、私刻企業各類公章的分包商和供應商,應要求其出具承擔因私刻印章而產生的一切經濟及法律責任,情節嚴重的還應取消其合格供應商的資格。

          四施工企業公章風險管控的知識解答

          1、印章被盜、搶或丟失了怎么辦?

          答:如果確屬印章被盜(搶),則由該因引起印章的使用而發生的糾紛,企業不承擔責任。

          首先因為公章在公安機關有備案,所以丟失后第一步應該由法人代表帶身份證原件及復印件、工商營業執照副本原件及復印件到丟失地點所轄的派出所報案,領取報案證明;

          接著要讓公眾知曉你丟失的公章已經作廢,所以公章丟失后的第二個步驟就是持報案證明原件及復印件;工商營業執照副本原件及復印件在市級以上每日公開發行的報紙上做登報聲明,聲明公章作廢。報紙會在第二天刊登。在哪個報紙登報聲明可詢問當地工商局,每個地方規定不同。而這里需要提醒大家注意的是,大部分報社都會要求施工企業全體股東到場簽署同意登報聲明才許可予以登報,這也為許多施工企業的公章遺失補辦設置了一定障礙;

          第三個步驟就應該持以下文件到公安局治安科辦理新刻印章備案:《營業執照》副本復印件、法定代表人身份證復印件2份、企業出具的刻章證明、法人委托授權書、所有股東身份證復印件各一份、股東證或者工商局打印的股東名冊、派出所報案回執及登報聲明的復印件;

          第四個步驟,辦理好新刻印章登記后就可以在公安局治安科的指導下新刻印章了,新刻的印章需要與之前丟失的印章有不同,些許不同也可以。

          最后一步就是持以上辦理的材料到印章店刻一個新的印章了。

          第五個步驟,及時通報已有客戶。

          2、能否只用公章不用其他印章?

          答:不能。法律對某些情況下該用何種印章有強制性規定。如《中華人民共和國發票管理辦法》明確發票只能加蓋發票專用章。

          3、不同的印章是否有法律效力大小的區別?

          答:沒有嚴格意義上法律效力大小高低的區別,只要是符合法律規定的蓋章要求并且意思表示真實,印章均為有效。但是,由于印章的使用范圍大小不同,導致人們以為印章有效力大小之分。

          公章在所有印章中具有最廣的使用范圍,是法人權利的象征,在現行的立法和司法實踐中,審查是否蓋有法人公章成為判斷民事活動是否成立和生效的重要標準。除法律有特殊規定外(如發票的蓋章),均可以公章代表法人意志,對外簽訂合同及其他法律文件,具有極高的法律效力,凡是以施工企業名義發出的信函、公文、合同、介紹信、證明或其他施工企業材料均可使用公章。

          4、公章可以代替合同專用章嗎?

          答:可以。

          在合同、協議的簽訂中,公章和合同專用章具有同等法律效力。

          《最高人民法院關于在審理經濟糾紛案件中涉及經濟犯罪嫌疑若干問題的規定》第四條將公章與合同專用章并列使用,也足以說明公章與合同專用章在合同簽訂方面的效力是一樣的。

          5、公章可以代替法定代表人章嗎?

          答:視具體情況而定,如委托授權書上應有法定代表人簽字或蓋章,此時僅有公章是不行的。

          6、合同上沒有加蓋合法有效的公章但有法定代表人簽字,合同是否有效?

          答:有效,除非約定合同生效需簽字并蓋章。

          《合同法》第三十二條規定:“當事人采用合同書形式訂立合同的,自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立?!币驗榉ǘù砣艘越ㄖ┕て髽I名義從事民事活動時代表建筑施工企業,因此僅有法定代表人簽字也能使合同成立生效。

          同理,雖然沒有加蓋公章,但如果在合同上簽字的人得到了建筑施工企業相應的授權,那么合同一樣是有效的。

          但是如果合同有特別注明生效條件的除外。

          7、合同所蓋印章并非合同專用章,而是采購專用章、項目部專用章等,合同是否有效?

          答:除非有證據證明相反事實,否則一般認定為有效。

          合同上加蓋的印章雖然并非合同專用章,不符合簽訂合同的一般原則和規定,但這是該建筑施工企業自身管理方面存在的漏洞,如該建筑施工企業不能提交相應的證據,證明合同所涉印章與建筑施工企業無關或為他人私蓋,即可被認定為建筑施工企業承認合同的效力。

          另一方面,《合同法》第三十七條規定:“采用合同書形式訂立合同,在簽字或者蓋章之前,當事人一方已經履行主要義務,對方接受的,該合同成立”,因此如果對方已按合同履行主要義務而該建筑施工企業接受的,則合同無須簽字、蓋章也已經成立生效。

          8、公章外借他人使用,他人私下簽訂的擔保合同是否有效?

          答:有效。建筑施工企業作為獨立的企業法人,建筑施工企業印章是其對外進行活動的有形代表和法律憑證,建筑施工企業負責人或其他管理人員,經過建筑施工企業授權后,只是印章暫時的持有者和保管者,其行使建筑施工企業印章所產生的權利義務,應由該建筑施工企業來承擔責任,而不應由持有者或保管者承擔責任。建筑施工企業自愿將建筑施工企業印章外借他人使用,應視為建筑施工企業授權他人使用建筑施工企業印章,該印章所產生的權利義務關系應由該建筑施工企業承擔。因此,公章外借他人使用并私下簽訂的擔保合同有效,建筑施工企業需要承擔擔保責任的。

          9、建筑施工企業章程可以約定印章的使用規則嗎,違反章程使用印章簽訂的合同是否有效?

          答:建筑施工企業章程可以約定印章的使用規則,但由于章程僅對內有約束力,如果相對人是善意的,即使印章的使用違反章程,合同也有效。但是,違反章程使用公章損害建筑施工企業利益的人需要對建筑施工企業承擔賠償責任。

          10、合同上加蓋建筑施工企業分公司的印章是否有效?

          答:建筑施工企業分公司雖然沒有獨立法人地位,但建筑施工企業分公司也領取營業執照,能夠成為民事訴訟的主體,因此,在合同上加蓋建筑施工企業分公司的印章,一般也認定合同有效,相關的民事責任由分公司的母公司建筑施工企業承擔。

          11、建筑施工企業經營過程中在印章方面會遇到哪些風險?

          答:建筑施工企業在印章方面常見的風險主要有以下幾種:

          (1)他人使用假冒的印章;

          (2)他人使用掃描打印出來的印章;

          (3)對方使用的是沒有備案、沒有資質的內設部門章;

          (4)使用有數碼符號的印章(建筑施工企業為了滿足其流動性的需求,可能刻制帶有特殊意義的編號的印章);

          由于上述風險的高發,建筑施工企業企業應該提高警惕,在交易時做好審查工作。例如,可以通過要求對方提供建筑施工企業的刻章許可或者委托律師調查對方的印章備案情況來檢查印章的真偽性,仔細審查是否有油印等公章正常使用時所具有的印跡,拒絕對方不符合規范地使用印章等。

          12、建筑施工企業更改名稱后已使用新印章,蓋有原印章的合同對建筑施工企業是否仍有效力?

          答:有效。企業名稱的變更并不影響變更后的建筑施工企業承擔原建筑施工企業的債務,蓋有原企業名稱印章的文件對變更后的建筑施工企業依然具有法律效力,因此對原企業名稱印章應當妥善保管,可以明確保管責任人,并及時對該印章進行上繳工商部門封存或銷毀并登記備案,以降低日后不必要的法律風險。

          13、如何識別印章的真假?

          答:(1)看字體。根據前述規定,印章必須要用宋體字,如果對方加蓋的印章并非宋體字,應該就是假冒的印章了。

          (2)看顏色。由于質材和力度的原因,真正加蓋的公章的顏色往往不均勻,而電腦制作的印章則顏色一致,而且也更加鮮明。

          (3)看形狀,包括字的形狀和周圍圓圈的形狀。首先,無論是圓形還是橢圓形的印章,雖然字都不是橫平豎直的,但是每個字單獨看都是規規矩矩的長方形,不可能扭曲,或者上面胖下面瘦看起來呈梯形。其次,其次是看印章周圍圓圈的形狀,這個圓圈是有一定寬度的,并且仔細看邊緣(包括印章上字的邊緣),不可能非常平滑,經常有一些小缺口、小棱角或者小空白,這也是由于沾油墨和蓋印的過程中油墨的密度和蓋印的力度不一致造成的。電腦直接制作的印章就沒有這些問題,完美的只能用假來形容了。

          (4)看角度。雖然絕大多數人蓋章的時候都希望把章蓋的很正,但是總會出現一點點偏差,特別是圓形的印章更不好把握。但是電腦制作印章時默認情況下肯定100%是正的。

          (5)看位置??纯垂率巧w在協議的空白處,還是蓋在文字上。一般而言,真印章都蓋在建筑施工企業名稱上,而制作粗劣的假印章都喜歡蓋在空白處,因為假印章是電腦做的,如果蓋在文字上就會擋住后面的文字。但是制作水平高一些的假印章為了看起來更真,也會蓋在文字上,這個時候你需要仔細看一下,印章上的字和紙上印刷的字重合的地方,如果是真印章即使重合了,后面的文字還是可以透過油墨顯示出來;而電腦制作的假印章,就會完全擋住下面的文字。

          (6)向有關部門進行調查查證,也可委托律師進行查證落實真偽。

          14、建筑施工企業在印章管理方面主要存在的問題有哪些?

          答:(1)印章刻制的業務流程不清晰,沒有審批程序,只要業務需要,領導或部門就可隨便刻制印章,刻制后沒有下發正式啟用文件,沒有明確印章使用范圍和使用時間。

          (2)印章刻制不在公安部門指定的單位進行,不在公安機關備案,隨便找一家單位刻制公章,刻完就用,為以后發生印章使用風險埋下了隱患。

          (3)個別建筑施工企業沒有印章管理方面的規章制度,使用印章未經過嚴格審批。印章管理人員對使用印章材料不嚴格審查,更有甚者在空白介紹信或空白紙張上用印。印章保管者讓印章離開自已的視線或因自己沒時間讓他人代為蓋章,在沒有監管人的情況下允許他人攜帶印章外出。

          (4)個別建筑施工企業沒有統一的印章使用臺賬,采用一頁紙請示的方式,請示完成后,領導審批用印的簽批單由經理辦公室保存,時間長了很容易丟失,無法追溯。個別單位雖有統一的用印臺賬,但對領導在材料上簽字直接上報的文件則沒有登記用印事項和用印人,以后涉及此類文件的問題同樣無法追溯,形成法律風險。

          (5)個別建筑施工企業印章保管制度不健全,未設專人保管,印章丟失或被盜后不及時報告,不及時報案,也不主動在報紙上發布公告聲明作廢,從而留下了潛在的用印風險。

          (6)個別建筑施工企業為追求收益,允許不具備資質的企業掛靠施工,個別情況下甚至允許掛靠單位使用建筑施工企業印章,一旦掛靠單位出現問題,企業就要承擔相應責任。

          (7)個別建筑施工企業不重視管理項目部印章,意識不到項目部印章對企業的重要性,項目部印章管理不規范,沒有限定項目部印章的使用范圍和使用審批程序,沒有設立項目部印章使用臺賬,形成了項目部印章管理的空白,給企業帶來較大的法律風險。

          (8)個別建筑施工企業印章被仿冒后,未采取正確的應對措施,放任風險發生,給企業帶來了不可挽回的損失。

          (9)個別建筑施工企業在下屬單位、部門、項目部被撤銷和關閉后,沒有及時收回和銷毀這些單位的印章,造成印章的流失,形成了潛在的法律風險。

          (10)無印章管理制度,或有制度而不執行,無專人負責,無交接制度和記錄隨意使用,甚至人員更替時無印章交接和監交,小項目領導隨身攜帶公章等。

          15、建筑施工企業印章的保管方面需要采取什么樣的措施?

          答:首先是建立日常保管制度:

          (1)建筑施工企業印章采取分級保管的制度,各類印章由各崗位專人依職權需要領取并保管。

          (2)印章必須由專門保管人妥善保管,不得擅自委托他人保管并在其崗位職責中予以明確。

          (3)公章應妥善保管,注意安全,采取必要的防范措施,防止損毀、遺失和被盜。

          其次是明確保管人責任:

          (1)印章保管人必須妥善保管印章,不得遺失。如遺失,必須及時向建筑施工企業辦公室報告;

          (2)必須嚴格依照建筑施工企業對印章的使用規定使用印章,未經規定的程序,不得擅自使用;

          (3)在使用中,保管人對文件和印章使用單簽署情況予以審核,同意的則用印,否決的則退回;

          (4)檢查印章使用是否與所蓋章的文件內容相符,如不符則不予蓋章;

          (5)在印章使用中違反規定,給建筑施工企業造成損失的,由建筑施工企業對違紀者予以處分,造成嚴重損失或情節嚴重的,移送有關司法部門處理。

          最后是不定期隨時檢查發現問題及時予以糾正。

          16、專人管理公章方面有什么需要注意的嗎?

          答:專人管理即由建筑施工企業安排專屬的部門或者專職人員管理公章的使用、加印以及登記,該類事項可以制定相應的建筑施工企業內部制度加以完善。

          目前小型建筑施工企業的公章一般由法定代表人掌控,如果法定代表人本身是建筑施工企業股東,則一般較為穩妥,雖然法定代表人身為股東本身不等同于建筑施工企業,但是從風險防控上由于建筑施工企業利益與股東利益原則上的一致性,所以公章對外加蓋印章法定代表人會比較慎重。公章由專人管理便于公章使用不當時建筑施工企業內部責任的追查,同時專管公章的人建議僅限于行政職能部門或者行政人員,避免公章管理人員與具有對外負責銷售或者采購的人員身份同一,因為后者對外從事商務活動容易使得權利的行使不透明,難以監控其用章的正當性或合理性。

          17、建筑施工企業印章的使用管理方面需要采取什么措施?

          答:(1)企業要建立崗位法律風險防控體系,印章管理崗位人員要簽訂法律風險崗位承諾書,明確印章管理崗位的法律風險防控職責;同時,要加強對印章管理崗位人員法律風險防范的教育,使其認識到印章對企業管理的重要意義,不斷提高印章管理的技能和法律風險防范意識。

          (2)企業要制定印章管理規定,指定印章歸屬的管理部門,明確企業各部門印章管理職責,明晰印章刻制、使用的業務流程,做到有規可依、有章可循。

          (3)企業新注冊設立的單位在領取營業執照后,應直接到行政服務中心公安機關刻制印章并備案。企業臨時刻制印章,包括項目部印章,必須由印章管理部門統一提出,經過法律部門、專業部門審查,報建筑施工企業主要領導審批。經批準后,由印章管理部門統一在公安機關指定的單位刻制并備案。印章管理部門在印章交付使用前,應下發印章啟用文件,未經啟用的印章不能使用。

          (4)企業應當建立統一的印章使用臺賬,制定印章使用申請表。申請使用印章的單位必須按印章管理規定履行審批程序,經過有權部門和企業領導批準。經企業領導批準后,印章使用單位應填寫統一的用印登記表,企業文書人員對用印文件要認真審查,審核與申請用印內容、用印次數是否一致,然后才能在相關文件上用印。用印時必須由印章保管人員親自用印,不能讓他人代為用印,同時不能讓印章離開印章保管人員的視線。

          (5)印章保管人員必須加強對印章的保管,未經企業主要領導批準,不允許將印章攜帶外出,特殊情況下需攜帶外出時,必須指定監印人隨同。印章遺失必須在第一時間向公安機關報案,并取得報案證明,同時在當地或項目所在地報紙上刊登遺失聲明。

          (6)禁止在空白介紹信、空白紙張、空白單據等空白文件上蓋公章。如遇特殊情況時,必須經總經理同意,而且公章使用人應在《公章使用登記表》上寫明文件份數,在文件內容實施后,應再次進行核準登記。公章使用人因故不再使用預先蓋章的空白文件、資料時,應將文件、資料退回行政部(或辦公室),辦理登記手續。在使用預先蓋章的空白文件、資料過程中,公章使用人應承擔相應的工作責任。

          (7)企業必須定期檢查印章使用情況。企業印章管理部門應按照印章管理規定組織法律、監察等部門對所屬單位印章使用情況進行檢查,發現問題及時采取相應措施。

          (8)企業應加強對項目部印章、部門印章的使用管理,限定其用途和使用審批程序,嚴格按建筑施工企業行政公章的使用程序要求各級印章保管和使用單位。項目部印章和部門印章要嚴格限定使用范圍,不能用于對外簽訂合同,不能在對外承諾、證明等材料上使用,必要時要將使用權限通知業主、原材料供應商等利益相關方。項目部和企業的部門要指定印章用印和保管人,建立使用臺賬,絕不允許分包方使用項目部印章。

          (9)企業所屬部門發生變更或被撤銷后,印章統一管理部門必須收繳部門印章及用印記錄;所屬建筑施工企業分公司注銷后,在工商注銷手續完成后,必須收繳建筑施工企業分公司包括行政印章、合同專用章、財務專用章、負責人名章等在內的全部印章及用印記錄;項目部撤銷后,項目部印章及用印記錄必須全部上繳企業印章管理部門。企業印章管理部門會同法律部門將收繳的印章統一銷毀,用印記錄由印章管理部門按檔案管理規定存檔。

          (10)企業在遇到仿冒本單位或項目部印章的情況時,企業印章管理部門要及時將有關情況通報法律管理部門,由法律管理部門按法律規定解決?;咀龇ㄈ缦拢菏紫?,及時向公安機關報案,追究仿冒人的法律責任;其次,在相關報紙上發布澄清聲明,及時知會潛在客戶;再次,及時通知仿冒合同的相對人,陳述相關事實,及時撤銷相關合同,如果相對人不予配合,要及時向當地法院申請撤銷,通過法律途徑進行撤銷。

          本文來源:建筑時報 文\周黎斌、李保國建筑法律顧問、會計家

          本文版權歸原創者所有,如有侵權請及時聯系

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